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メールを止めると報連相が徹底される!?

業績アップを本気で楽しく!船井総研の堀部です。

 

 

先日は和食店を複数展開されるお付き合い先のところへお伺いしました。こちらの会社さん、最近非常に好調です。

 

 

今までは実施事項が決めても期日を守れることが少なく、ずるずると後手になることが良くありました。しかし、ここに来て期日が徹底されるようになり(むしろ期日よりも早く)、高速でPDCAサイクルが回るようになってきました。

 

 

そもそも報連相って何?

 

何故高速でPDCAサイクルがまわるようになったのか?一番の理由は報連相の頻度が圧倒的に増えたことです。これによりどんどん物事が進むようになりました。

 

 

ところで、報連相とは何か?ここの定義が異なれば意味が変わってきますので一度定義付けします。

 

 

相談→アウトプットイメージの共有。どのように進めるかを「相談」しておく

連絡→現状どうなっているかの共有。今の進捗や問題点を逐一「連絡」する

報告→最終的にどうなったかの共有。仕事の完了を「報告」する

 

 

このような把握で問題ないと思います。報連相とは言いますが、行動順でいうと相→連→報です。つまり、相談と連絡の質によってアウトプットの質は大きく異なります。

 

 

どのように報連相を徹底したのか?

 

そして今回の内容です。具体的にどのようにして報連相が徹底できたのか?という点です。

 

 

理由はとても明確で、メール連絡を止めたことが上げられます。

 

 

そもそも、部下が上司に連絡をするのは怖いものです。

 

 

「あっ、ここって何だっけ???」という些細な問題は「こんな事聞いたら駄目な奴と思われるかも。。」というネガティブな感情が働き、聞かずにほったらかしにして、PDCAサイクルを止めるという事が多々あります。その為、「いつでも連絡するように」といっても、そもそも億劫なので根本的な解決になりません。

 

 

このような背景があるからこそ、かしこまって緊張してしまうメールを止め、LINEやチャットなどのよりカジュアルな連絡ツールを利用することになりました。

 

 

このツールであれば、かしこまった文面のルールなんてありません。本当に短文でのやり取りが主流です。

 

 

これにより、些細な疑問点がどんどん聞きやすくなり、疑問点を解決できるようになってきました。

 

 

その結果、高速でPDCAサイクルがまわるようになったのです。

 

 

これからの世代はどんどんメールを使わない世代になってきますので、連絡手法自体を見直すのも良いかもしれませんね。

 

 

 


 

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